1. Apurahaa voi käyttää ainoastaan hakemuksessa esitettyihin ja myöntökirjeessä ilmoitettuihin kulukohteisiin. Myönnetty summa voi poiketa haetusta summasta ja kaikkiin haettuihin kuluihin ei välttämättä ole myönnetty rahoitusta. Matka-apurahaa ei myönnetä eikä sitä voi käyttää päivärahoihin, ateriakorvauksiin, matkavakuutuksiin, kilometrikorvauksiin tai vastaaviin kuluihin. Näitä kuluja ei voi sisällyttää myöskään tutkimusapurahan kuluihin. Matka-apurahaa ei myönnetä myöskään kokousta edeltäviin ja sen jälkeen järjestettäviin oheistapahtumiin (esim. pre- ja post-congress tours).

2. Apurahan saaja sitoutuu toteuttamaan hankkeen hakemuksessa esitetyn mukaisesti, pitämään kirjaa hankkeen menoista, raportoimaan hankkeen toteutumisesta, menoista ja saavutetuista tuloksista ohjeiden mukaisesti. Apurahan saaja on velvollinen ilmoittamaan välittömästi Suomen Metsätieteelliselle Seuralle, jos hän saa myönnettyyn käyttötarkoitukseen myös muulta taholta myönteisen rahoituspäätöksen.

Apurahan saajan tulee allekirjoittaa sitoumus noudattaa ohjeita apurahan saajille. Henkilökohtaisen tutkimusapurahan saajan tulee tämän lisäksi toimittaa sitoumus, jossa tutkimuksen suorituspaikka sitoutuu antamaan apurahan saajan käyttöön tutkimuksen perusedellytykset (työskentelytilat, laitteet, tietoliikenne-, puhelin-, posti-, ja kirjastopalvelut ja muut perusedellytykset). Sitoumuslomake tulostetaan sähköisen apurahahakujärjestelmän kautta samassa yhteydessä, kun apurahan saaja tekee ensimmäistä kertaa maksatuspyynnön. Allekirjoitettu sitoumus postitetaan Seuran toiminnanjohtajalle (Viikinkaari 6, 00790 Helsinki). Apuraha voidaan maksaa, kun sitoumus on saapunut Seuran toimistoon.

3. Apurahan maksatuspyyntö tehdään sähköisen apurahahakujärjestelmän kautta. Myös maksatusajankohdat on täytettävä, vaikka apuraha maksettaisiin yhdessä erässä. Verovapauden takaava verovalvontailmoitus perustuu tähän tietoon. Maksatuspyyntö tulee tehdä myöntövuoden loppuun mennessä tai apuraha katsotaan rauenneeksi. Apurahan saajan on ilmoitettava välittömästi, jos hän aikoo jättää myönnetyn apurahan käyttämättä. Matka-apurahoja ei makseta ennen kuin hakija on toimittanut osoitteeseen info (at) metsatiede.org kopion kutsusta tai esityksen hyväksymiskirjeestä, ellei se ole hakemuksen liitteenä.

4. Tutkijan henkilökohtaisen apurahan käytölle voidaan myöntää siirto tutkijan äitiys- tai vanhempainvapaan, varusmies- tai siviilipalvelun tai pitkäaikaisen sairauden johdosta tai erittäin tärkeän itse tutkimuksen toteutuksesta johtuvan syyn vuoksi. Siirto voidaan myöntää vain, jos apurahan käyttö jatkuu yhtäjaksoisesti käytön aloitusvuotta seuraavalle vuodelle. Tutkimusapurahan käyttötarkoituksen muutosta tai käytön siirtoa on haettava kirjallisesti Suomen Metsätieteellisen Seuran hallitukselta. Pyyntöön on liitettävä selvitys muutospyynnön syystä sekä muutoksen mukaisesti korjattu tutkimussuunnitelma ja -aikataulu. Suomen Metsätieteellisen Seuran hallitukselle osoitettu kirje tulee lähettää Seuran toiminnanjohtajalle (Viikinkaari 6, 00790 Helsinki tai sähköpostilla pekka.nygren [ät] metsatiede.org). Muita apurahoja ei voi siirtää tai käyttää muuhun kuin hakemuksessa esitettyyn käyttötarkoitukseen. Apurahaa ei voi käyttää sivutoimiseen työskentelyyn.

5. Apurahan saajan tulee raportoida hankkeen toteutumisesta, menoista ja saavutetuista tuloksista Suomen Metsätieteellisen Seuran hallitukselle kahden kuukauden sisällä matkan tai tutkimusapurahakauden päättymisestä. Raportointi tehdään sähköisen apurahahakujärjestelmän kautta. Kopiot tositteista liitetään raporttiin pdf-tiedostona. Mitään kuluja ei korvata ilman tositteita. Käyttämättä jäänyt apuraha tai sen osa on apurahakauden päätyttyä palautettava Seuran osoittamalle tilille.

Apuraharaporttiin on liitettävä lyhyt kuvaus apurahan käytöstä joko verkkolomakkeelle (enintään 2000 merkkiä) tai enintään sivun pituisena liitetiedostona. Tutkimusapuraharaportissa on esitettävä apurahakauden tärkeimmät tutkimustulokset ja muut saavutukset. Apurahakauden työhön perustuvien julkaisuiden tai käsikirjoitusten tiivistelmät on liitettävä mukaan erillisinä tiedostoina - käsikirjoitustiivistelmiä käsitellään luottamuksellisina. Matka-apuraharaportissa on kuvattava lyhyesti kokous tai muu tapahtuma mihin matka kohdistui (esim. kokouksen merkitys tieteenalalla, osallistujien ja esitysten määrä, jne.). Omasta esityksestä on kuvattava sessio, jossa esitys pidettiin, sen osallistujamäärä ja esityksestä saatu palaute. Lisäksi on kirjoitettava lyhyesti kokouksen merkityksestä omalle tutkimustyölle ja/tai opinnoille. Esitystiivistelmät on liitettävä raporttiin siinä muodossa kuin ne on julkaistu kokousjulkaisussa, kokouksen verkkosivulla tai muulla vastaavalla foorumilla.

6. Henkilökohtaisen tutkimusapurahan saajan on otettava lakisääteinen apurahansaajan eläkevakuutus, jos apuraha on tarkoitettu vähintään neljän kuukauden työskentelyyn Suomessa ja apuraha on vähintään 1250,36 euroa. Vakuutusvelvollisuus ei koske matka-apurahoja ja muita pelkästään kulujen kattamiseen tarkoitettuja apurahoja. Apurahansaajan vakuutusmaksu, jonka hän itse maksaa, on noin 12 prosenttia apurahan määrästä. Vakuutusmaksu on verotuksessa vähennyskelpoinen. Suomen Metsätieteellinen Seura tekee Melalle ilmoituksen apurahan myönnöstä, mutta apurahan saajan on itse haettava vakuutusta Melasta viimeistään kolmen kuukauden kuluessa työskentelyn aloittamisesta. Tarkempia tietoja vakuutuksen hakemisesta ja vakuutusmaksuista on MELA:n verkkosivuilta.

7. Tutkijatohtoreiden liikkuvuuden tukiapurahan saaja on velvoitettu ottamaan työskentelymaassa voimassa olevan sairaskuluvakuutuksen. Tarjous vakuutuksesta on liitettävä hakuasiakirjoihin ja vakuutuksen toteutuneet kulut korvataan tositteita vastaan. Vakuutuksen toteutuneet kulut saavat olla korkeintaan 15 % tarjousta korkeammat. Mahdollisesta suuremmasta erosta tarjouksen ja laskutuksen välillä vastaa apurahan saaja itse.

8. Tutkijatohtoreiden liikkuvuuden tukiapurahan saaja on velvollinen tallentamaan kaikki sallittujen kulujen tositteet (ks. apurahan oman sivun kohdasta ”Apurahan kattavuus”) ja liittämään ne apuraharaporttiinsa pdf-kopioina. Mitään kuluja ei korvata ilman tositetta.

9. Suomen Metsätieteellinen Seura ilmoittaa myöntämistään apurahoista lain nojalla verottajalle ne apurahat ja stipendit, joiden määrä samalle suorituksen saajalle kalenterivuonna on vähintään 1 000 euroa. On huomattava, että Seuralta ja muilta yksityisiltä taholta saadut stipendit, opintorahat ja muut apurahat sekä tunnustuspalkinnot ovat veronalaista tuloa siltä osin kuin niiden ja julkisyhteisöiltä ja Pohjoismaiden neuvostolta saatujen stipendien, opintorahojen ja muiden apurahojen sekä palkintojen yhteenlaskettu määrä niistä vähennettävien menojen jälkeen verovuonna ylittää valtion taiteilija-apurahan vuotuisen määrän. Vuonna 2017 verovapaan apurahan määrä oli 20309,40 euroa vuodessa, eli 1692,45 €/kk. Lisätietoja saa verohallinnon apurahaoppaasta.

Tyypillisesti Seuran myöntämät apurahat ovat saajalleen verotonta tuloa, mutta ne ilmoitetaan silti verottajalle. Apurahan saajan velvollisuus on huolehtia omalta osaltaan siitä, että veroviranomaiset saavat selvityksen stipendin käyttämisestä siltä osin kuin se ei ole henkilökohtaista apurahaa, vaan on käytetty aputyövoiman palkkaamiseen, laitteisiin tms.

10. Aputyövoiman palkkaamisessa on noudatettava tutkimuksen suorituspaikan ohjeita. Hakijan on ilmoitettava hakemuksessa aputyövoiman palkkaamisesta johtuvat kokonaiskulut sivukuluineen.

Lisätiedot: Pekka Nygren, etunimi.sukunimi (at) metsatiede.org, p. 044 558 1199